目前市面上的圖文快印管理軟件眾多，很多管理者在挑選時都非常迷茫，因為單看軟件功能都感覺差不多，聽客服介紹，軟件各方面都似乎很適合自己，但是往往購買之后，使用起來卻發現不盡人意，其實很多快印店并不清楚自己適合什么樣的管理軟件，往往是聽了客服介紹，試用了下大概功能，就盲目購買了，這一問題在連鎖店上更加嚴重。
正確認識管理軟件
管好“錢”和“人”是連鎖店管理的最高境界，只要把這兩個問題解決了，其他問題就會迎刃而解。如何才能做到既管好人又管好錢呢？管理軟件在圖文連鎖店所起到的輔助作用不可小覷。
選擇合適的管理軟件
既然是開連鎖店，那么總部的意義就顯得非同尋常，總部必須要隨時的充分了解各個店的資源狀況，實時掌握各個門店的數據，對門店設備狀態、庫存情況都應該有實時的數據匯總。老板不管身在何處，只要進入總部的管理系統，對各個部門、各個門店正在發生和已經發生的事情一目了然，所以在選擇軟件的時候，這個功能應該是首要條件。
對使用者來說，功能清晰是最主要的，這就要求軟件在職位的設計上力求完善，圖文公司的職位不外乎前臺、生產、主管、銷售、店長、庫房、財務、行政、人力資源，各個不同的職位必須在軟件上有相對應的功能，這樣才能嚴格地控制權限，真正做到各司其職。
使用簡單，管理軟件使用太復雜會給生產員工帶來極大的不便。雖然說管理出效益，但帶來效益的一定是一線員工，所以在選擇軟件的時候不僅要考慮管理方便，也要讓一線員工用起來方便簡單。
一款好的圖文快印管理軟件應該是包含生產、財務、辦公的一體化軟件，而財務和辦公恰恰是圖文行業在選擇軟件時最容易忽視的問題。沒有嚴格的營收、成本及利潤管理控制會影響連鎖運營、擴張的決策，公司的決策指令不能及時下達到各個店，也會影響店長及員工的工作進度。
但如果一個公司在管理中要使用三套軟件來進行管理，勢必會給管理人員帶來諸多不便，這樣的情況在圖文店里很常見。有很多圖文公司，特別是連鎖店，不僅有用于生產開單的收費軟件，還有專業的財務軟件和OA管理軟件，其實完全可以選擇一個集三者為一身的軟件來做好管理。
合理運用管理軟件
在管理軟件的運用上基礎數據的錄入也是一項很重要的工作，數據的準確性決定了軟件使用的好壞。不應要求軟件公司根據員工的一些習慣進行修改，本身有些習慣就是和科學管理背道而馳的，雖然開發人員會因為一些利益關系進行修改，但這樣會違背管理軟件設計的初衷，正確的做法應該是要求員工改變，員工去適應軟件，而不是軟件來適應員工，因為使用管理軟件的目的就是為了改變不良習慣。
使用管理軟件一定會給連鎖店帶來管理上的變革，在使用連鎖版軟件以前，由于不能及時地了解各種數據，在管理上有鞭長莫及的感覺，使用后這樣的感覺將不復存在。但這樣的變革也會給害怕變革的人造成心理上的壓力，這樣的壓力會使他抵制軟件的運用，這也就是為什么說管理軟件的運用是一把手工程，這個時候老板的決策就顯得非常重要。管理信息化很重要，特別是連鎖店管理的信息化是圖文行業發展過程的必經之路。
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